FAQ

www.power.gov.pl

www.funduszeeuropejskie.gov.pl

www.spoleczenstwoobywatelskie.gov.pl

www.niw.gov.pl

www.mpips.gov.pl

www.wrotapodlasia.pl

www.bialystok.pl

Brak stosownych podpisów pod złożonym wnioskiem (jeżeli takowe były wymagane zgodnie z treścią dokumentacji);

Brak stosownych załączników (jeżeli były wymagane w dokumentacji konkursowej);

Wersja papierowa jest niezgodna ze złożoną wersją elektroniczną;

Niewłaściwe wskazywanie organu do którego składany jest wniosek (np. organem nie jest Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, a Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej);

Brak odznaczenia w generatorze lub w wersji papierowej wszystkich wymaganych oświadczeń.

Brak danych statystycznych (ogólnodostępnych lub z badań własnych Wnioskodawcy) obrazujących sytuację grupy docelowej obejmowanej wsparciem lub użyte dane nie odpowiadają skali i założeniom projektu – np. projekt skierowany do osób dorosłych
z konkretnej gminy a w diagnozie wykorzystano jedynie dane dla całego województwa lub kraju;

Brak spójności i logicznego powiązania między opisanymi we wniosku barierami i potrzebami grupy docelowej a proponowanymi w projekcie działaniami;

Brak opisu potrzeb uczestników związanych ze wsparciem dodatkowym;

Rekrutacja opisana zbyt ogólnie, bez uwzględnienia uwarunkowań wynikających z cech grupy docelowej (dotyczy w szczególności osób z niepełnosprawnościami);

Brak wskazanych kanałów dotarcia do określonych kategorii potencjalnych uczestników, zwłaszcza osób w szczególnie trudnej sytuacji;

Brak opisu działań promocyjnych planowanych do realizacji na etapie rekrutacji;

Brak etapów rekrutacji i ich rozłożenia w czasie;

Brak wskazania osób zaangażowanych w proces rekrutacji i podejmujących ostateczne decyzje w kwestii kwalifikowania uczestników do projektu;

Brak odniesienia do sytuacji, w której zainteresowanie projektem będzie większe/mniejsze niż liczba dostępnych miejsc;

Brak konkretnych kryteriów rekrutacyjnych – obligatoryjnych i punktowych, premiujących przedstawicieli określonych grup (jeśli przewidziano takie preferencje);

Wskaźniki własne, pomimo brzmienia nadanego im przez Wnioskodawcę, bardzo często monitorują te same założenia, które odzwierciedlają obowiązujące w programie wskaźniki produktu bądź rezultatu;

Niepoprawnie określone wartości docelowe wskaźników, np. brak spójności między wartościami powiązanych ze sobą wskaźników, wartości docelowe wskaźników rezultatu założone na nieracjonalnym poziomie 100%;

Opis źródeł danych i sposobu pomiaru wskaźników wypełniany metodą „kopiuj – wklej”, bez uwzględnienia specyfiki poszczególnych wskaźników;

Niewłaściwa jednostka pomiaru wskaźników, np. procent zamiast liczby osób lub odwrotnie;

Opis zadań niespójny z informacjami zawartymi w harmonogramie i w budżecie;

W przypadku projektów partnerskich brak uzasadnienia dla potrzeby nawiązywania partnerstwa oraz opisu wartości dodanej wynikającej z realizacji projektu w partnerstwie;

Brak uzasadnienia dla wyboru Partnera w ramach konkretnego zadania;

W przypadku zadań realizowanych wspólnie przez Lidera i Partnera brak wyraźnego określenia podziału obowiązków i odpowiedzialności.

Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do identyfikowania osobie fizycznej (“osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Przykłady danych osobowych

  • Podstawowe dane identyfikacyjne
  • Dane identyfikacyjne przyznane przez organy publiczne
  • Elektroniczne dane identyfikacyjne
  • Elektroniczne dane lokalizacyjne
  • Biometryczne dane identyfikacyjne
  • Finansowe dane identyfikujące
  • Informacje o środkach finansowych
  • Zobowiązania oraz wydatki
  • Wypłacalność
  • Pożyczki, hipoteki, linie kredytowe
  • Pomoc finansowa
  • Szczegóły polisy ubezpieczeniowej
  • Szczegóły dot. planu emerytalnego
  • Transakcje finansowe
  • Rekompensaty
  • Czynności służbowe
  • Umowy oraz ugody
  • Zezwolenia
  • Szczegóły osobiste
  • Status służby wojskowej
  • Status imigranta
  • Opis wyglądu
  • Prywatne zwyczaje
  • Nałogi
  • Styl życia
  • Dane dotyczące podróży oraz przemieszczania się
  • Kontakty z innymi
  • Stan posiadania
  • Reklamacje, incydenty oraz wypadki
  • Wyróżnienia
  • Używanie mediów
  • Dane psychologiczne
  • Małżeństwo lub inna forma związku
  • Historia małżeństw
  • Szczegóły dotyczące innych członków rodziny lub domowników
  • Sposoby spędzania czasu oraz zainteresowania
  • Członkostwo (inne niż służbowe, polityczne, w związkach zawodowych)
  • Informacje prawne dotyczące podejrzeń
  • Informacje dotyczące skazań i wyroków.
  • Informacje dotyczące działań sądowych
  • Dane dotyczące kar administracyjnych
  • Nawyki konsumpcyjne
  • Dane dotyczące zamieszkania
  • Dane dot. zdrowia fizycznego
  • Dane dot. zdrowia psychicznego
  • Dane dot. ryzykownych sytuacji oraz zachowań
  • Dane genetyczne odnoszące się do badań populacji, badanie genów itp.
  • Dane dotyczące rekonwalescencji
  • Edukacja i szkolenia
  • Nauczanie akademickie
  • Publikacje
  • Zawód i zatrudnienie
  • Aktualne zatrudnienie
  • Rekrutacja
  • Zakończenie pracy
  • Kariera
  • Nieobecności oraz przestrzeganie porządku pracy
  • Medycyna pracy
  • Wynagrodzenie
  • Aktywa posiadane przez pracownika
  • Organizacja pracy
  • Ocena
  • Szkolenie na stanowisko
  • Dane uwierzytelniające,
  • Poziomy uprawnień
  • Korzystanie z technologii
  • Dane dotyczące pochodzenia rasowego lub etnicznego
  • Dane dotyczące życia seksualnego
  • Poglądy polityczne
  • Polityczne powiązania
  • Członkostwo w grupach poparcia, organizacjach paramilitarnych
  • Członkostwo w związku zawodowym
  • Przekonania religijne lub światopoglądowe
  • Przekonania
  • Nagrania wideo
  • Wizerunek
  • Nagrania dźwięku

Dane dotyczące zdrowia fizycznego i psychicznego (ZFŚS, dane medyczne, stopień niepełnosprawności, dysleksja ucznia)

Dane genetyczne (DNA, RNA, próbki biologiczne)

Dane biometryczne (wizerunek lub dane daktyloskopijne)

Wyroki skazujące i naruszenia prawa,

Przynależność związkowa, polityczna, religijna, rasowa

Przetwarzanie oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;

czyli mamy dostęp do danych osobowych = przetwarzamy, ale funkcjonalnie jak je dostaniemy i usuniemy, to jakbyśmy ich nigdy nie mieli

Artykuł 37(1) RODO wskazuje na obowiązek wyznaczenia DPO w następujących przypadkach:

  1. przetwarzania dokonują organ lub podmiot publiczny;
  2. główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę;
  3. główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych albo danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa.

Artykuł 37(4) RODO w przypadkach innych niż te, o których mowa w ust. 1, administrator, podmiot przetwarzający, zrzeszenia lub inne podmioty reprezentujące określone kategorie administratorów lub podmiotów przetwarzających mogą wyznaczyć lub jeżeli wymaga tego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, wyznaczają inspektora ochrony danych.

Kogo powołać na Inspektora Ochrony Danych Osobowych?

Inspektor ochrony danych jest wyznaczany na podstawie kwalifikacji zawodowych, a w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych oraz umiejętności wypełnienia zadań, o których mowa w art. 39.

Informacje o dofinansowaniu należy podawać w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych.

Nie istnieje jeden obowiązkowy, z góry określony zestaw działań informacyjno-promocyjnych, które trzeba zrealizować.

Trzeba natomiast wybrać takie działania, które będą zgodne z celem Państwa projektu oraz jego charakterem i skalą.

Należy odpowiednio oznaczać dokumenty dotyczące projektu, które będziemy publikować np.: ogłoszenia, raporty, publikacje, materiały dla prasy etc. Ta sama zasada obowiązuje w przypadku wszelkich dokumentów i materiałów przeznaczonych dla uczestników projektów np. zaświadczeń, certyfikatów, materiałów informacyjnych, programów szkoleń i warsztatów, list obecności.

Dotyczy to również stron www.

Każdy dokument wytworzony w wyniku realizacji projektu powinien być ologowany!

Brak odpowiednich logotypów może spowodować uznanie części środków za niekwalifikowalne.

Należy pamiętać o odpowiednim oznaczeniu miejsca projektu.

W projektach UE: Jeśli dofinansowanie projektu nie przekracza 500 tys. euro – należy umieścić plakat informacyjny. Jeśli natomiast dofinansowanie projektu dotyczy infrastruktury, prac budowlanych lub zakupu środków trwałych i przekracza tę kwotę – należy umieścić tablice informacyjne i/lub tablice pamiątkowe.

Kiedy to zrobić? Plakaty i tablice informacyjne umieszcza się w trakcie trwania projektu, a tablice pamiątkowe po jego zakończeniu.

W innych projektach: oznaczamy miejsce realizacji odpowiednią informacją.

Nie zapomnijcie Państwo udokumentować swoich działań informacyjnych i promocyjnych. Instytucje kontrolujące mogą sprawdzić spełnienie obowiązków informacyjnych.

Dokumentowanie działań w projekcie musi być zgodne z zapisami wniosku zawartymi przy opisie zadań/działań.

Każdy wydatek związany z realizacją działań powinien być potwierdzony nie tylko fakturą czy rachunkiem, ale też odpowiednim dokumentem. Np. catering – potwierdzeniem odbioru, wynagrodzenie trenera – dziennikiem zajęć lub kartą pracy, zakup laptopa – dokumentacją fotograficzną. Wyjątek stanowią materiały biurowe zakupione w ramach kosztów administracyjnych na potrzeby realizacji projektu.

Dokumentowanie działań w projekcie powinno prowadzić do wytworzenia dokumentacji potwierdzającej osiągnięcie rezultatów.

Dokumenty jakie możemy wykorzystać przy pomiarze rezultatów twardych to np.:

Listy obecności,

Harmonogramy,

Dokumentacja foto (tylko jako uzupełnienie),

Kopie zaświadczeń,

Kopie certyfikatów,

Pre-testy i post-testy wraz z zestawieniem wyników obrazujących przyrost wiedzy w stosunku do każdej z osób.

Zasada faktycznie poniesionego wydatku:

Do współfinansowania kwalifikuje się wydatek, który został faktycznie poniesiony przez beneficjenta.

Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym, tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta.

Dowodem poniesienia wydatku jest zapłacona faktura, inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z odpowiednim dokumentem potwierdzającym dokonanie płatności.

Miejsce, gdzie są publikowane, zależy m.in. od jego wartości albo trybu postępowania. Ogłoszenia możesz znaleźć wywieszone na tablicy ogłoszeń umieszczonej w widocznym miejscu w siedzibie zamawiającego, na jego stronie internetowej, bądź też w Biuletynie Zamówień Publicznych lub Dzienniku Urzędowym UE.

Baza konkurencyjności – jest internetową bazą ogłoszeń dotyczących towarów, usług, dostaw czy robót budowlanych zlecanych przez beneficjentów funduszy unijnych. Od 1 stycznia 2018 roku do publikacji zapytań w bazie zobowiązane są również podmioty planujące pozyskanie dofinansowania na realizację projektów w ogłoszonych już konkursach, czyli Wnioskodawcy. Oznacza to, że jeśli nie masz jeszcze podpisanej umowy o dofinansowanie, a dopiero starasz się o wsparcie w konkretnym konkursie musisz pamiętać o przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z zasadą konkurencyjności. Wynika to z „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020”. 

Art. 22. 1c. Warunki udziału w postępowaniu mogą dotyczyć:

1) kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;

2) sytuacji ekonomicznej lub finansowej;

3) zdolności technicznej lub zawodowej.

DODATKOWE WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

Art. 22 ust.2: Zamawiający może zastrzec w ogłoszeniu o zamówieniu, że o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie zakłady pracy chronionej lub wykonawcy, których głównym celem jest społeczna i zawodowa integracja:

  1. osób niepełnosprawnych w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych lub właściwych przepisów państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub
  2. innych osób defaworyzowanych, w tym osób bezrobotnych, osób pozbawionych wolności, osób zwalnianych z zakładów karnych, mających trudności w integracji ze środowiskiem, osób z zaburzeniami psychicznymi, osób bezdomnych, uchodźców, osób do 30 roku życia oraz po ukończeniu 50 roku życia, posiadających status osoby poszukującej pracy, bez zatrudnienia, osób będących członkami mniejszości znajdującej się w niekorzystnej sytuacji, w szczególności osób będących członkami mniejszości narodowych i etnicznych zgodnie z przepisami o mniejszościach narodowych i etnicznych oraz o języku regionalnym lub grup w inny sposób społecznie marginalizowanych;
  3. (…)

 Zamawiający określa minimalny procentowy wskaźnik zatrudnienia osób, o których mowa w ust. 2, nie mniejszy niż 30% osób zatrudnionych przez zakłady pracy chronionej lub wykonawców.

Zdaniem psychologów człowiek posiada dwa stany działania – emocjonalny i racjonalny. W coachingu ten typ zależności jest porównywany do historii o słoniu i jeźdźcu lub kibicu i zawodniku. W momencie konfrontacji ze zmianami w człowieku wyzwala się jeden z tych stanów i często jest to słoń. On nie chce zmian, bo ich wprowadzanie męczy. Nie wynika to tylko i wyłącznie z lenistwa, ale również z tego, że kiedy człowiek próbuje modyfikować swoje zachowanie, musi się mocno kontrolować. Cała energia koncentruje się w tym miejscu, pochłaniając twórczy zapał do pracy. W takiej sytuacji konieczne jest sprawne zarządzanie zespołem przez lidera. Jako przywódca grupy musi wyłapać racjonalnych orędowników zmian i dogadać się z nimi. Jeździec, wykorzystując swoje kompetencje menażerskie miękkie jest w stanie przekonać słonia do zmian. Poprzez rozmowy i odpowiednią komunikację racjonalista będzie przygotowywał i oswajał upartego przeciwnika. Lider, wprowadzając zmiany w zespole musi pamiętać, że oprócz wsparcia zwolenników nowego, wiele zależy od jego postawy i działań. Przede wszystkim, nie może traktować milczenia jako akceptacji. Lider powinien wysłuchać uwag i problemów zgłaszanych przez zespół. Taka informacja zwrotna buduje właściwą atmosferę i stanowi podwaliny do sprawnego wprowadzania zmian.

Podstawowe funkcje rekrutacji:

INFORMACYJNA – przedstawienie warunków pracy i potrzeb konkretnego zatrudnienia na właściwym rynku pracy; (wysłanie odpowiedniej informacji)

MOTYWACYJNA – wywołanie odpowiedniego zainteresowania właściwych grup zawodowych ubieganiem się o dane stanowisko

PRESELEKCJI – wstępna weryfikacja ofert niebędących w kręgu zainteresowań firmy i kandydatów nawet w terminie późniejszym

Rozliczenie dofinansowania następuje na podstawie dowodów księgowych, spełniających wymagania określone w ustawie o rachunkowości.

Zgodnie z nią dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  • określenie stron dokonujących operacji gospodarczej,
  • opis operacji oraz jej wartość,
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony z inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja),
  • podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Jednocześnie, dowody księgowe powinny być rzetelne, to znaczy zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych.

Potwierdzeniem poniesionych kosztów są m.in. :

  • faktury VAT,
  • rachunki,
  • rachunek do umowy zlecenia, wraz z dowodem zapłaty podatku oraz składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
  • wynagrodzenia pracowników realizujących projekt (np. kopia umowy, lista płac, kopia przelewu wynagrodzenia, kopia przelewu należności do ZUS i urzędu skarbowego, wyciągi bankowe/raporty kasowe).

Uwaga: dowodem zapłaty NIE SĄ paragony, faktury pro forma oraz faktury zaliczkowe.

Faktury/rachunki związane z realizacją zadania, dotyczące zarówno dofinansowania, jak i wkładu własnego, powinny być opisane w sposób trwały na odwrocie dowodu księgowego i powinny zawierać:

– Klauzulę „Wydatek dotyczy realizacji projektu (nazwa projektu), sfinansowanego ze środków  ………………………………..w ramach ………………………., zgodnie z zawartą umową nr ……. z dnia …..

– Numer i nazwa działania zgodnie z budżetem projektu,

– Kwotę kwalifikowalną w projekcie (dotacja + wkład własny),

– Opis związku wydatku z projektem,

– Potwierdzenie sprawdzenia pod względem rachunkowym, formalnymi i merytorycznym i zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych,

 Potwierdzenie wykonania usługi, zakupu towaru ujętych w dowodzie księgowym – Zastosowanej formy płatności.

Faktura/rachunek dotyczy realizacji zadania publicznego pn: ……………….

zgodnie z dotacją udzieloną przez …………………………., na podstawie umowy z dnia …………r. nr ………………….,

Dotyczy pozycji z kosztorysu nr: …………………

Wydatek dotyczy: ………………………….

Sposób finansowania:

Ze środków własnych – kwota:

Z dotacji z budżetu Miasta Białystok  – kwota:

Z dotacji z budżetu  Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego – kwota:

Łącznie – kwota:

Sprawdzono pod względem merytorycznym. (Stwierdzam, że wydatek jest legalny, celowy, oszczędny.

Zakupiony towar faktycznie dostarczony, usługa zrealizowana) – Data…..Podpis………….

Sprawdzono pod względem rachunkowym i formalnym – Data…..Podpis………….

Zatwierdzono do wypłaty na kwotę ……………………….

Słownie:

Konto – Wn : ………….. Kwota…………… /  Konto – Ma ……………. Kwota ……………….

 Zapłacone przelewem dnia:

Nr z dziennika księgowego:

Rozliczenie wkładu osobowego obejmuje w szczególności porozumienie zawierane między Zleceniobiorcą a wolontariuszem w formie pisemnej. Praca społeczna członków jest dokumentowana w formie oświadczeń zawierających w szczególności: imię i nazwisko wolontariusza, nazwę organizacji, na rzecz której wykonuje on pracę społeczną, okres wykonywania pracy społecznej oraz przedmiot i miejsce wykonywania pracy społecznej, kalkulacja wartości pracy wolontariusza, oszacowaną wartość, a także podpisy.

Niedopuszczalne jest wykonywanie przez jedną osobę tych samych zadań na podstawie umowy o pracę i porozumienia wolontariackiego lub umowy cywilno-prawnej i porozumienia wolontariackiego.

  • Błędnie bądź nieczytelnie opisujemy oryginały faktur, rachunków.
  • Błędy rachunkowe.
  • Wykazanie kosztów niezgodne z kosztorysem.
  • Złożenie sprawozdania po terminie.
  • Niezwrócenie niewykorzystanej dotacji w terminie określonym w umowie.
  • Brak odpowiednich dokumentów potwierdzających realizowane zadania.
  • Niezachowanie proporcji środków własnych i dotacji do wartości zadania.
  • Dokonanie przesunięć pomiędzy kategoriami kosztorysu powyżej limitu określonego w umowie.
  • Umieszczenie w zestawieniu faktur/rachunków dokumentów księgowych wystawionych lub opłaconych przed lub po terminie realizacji zadania zawartym w umowie.
  • Zbyt ogólne określanie skali zrealizowanych działań. Należy podać liczbę uczestników działań, liczbę spotkań, przeprowadzonych zajęć, etc.

Po przygotowaniu listy zadań zastanówmy się i opracujmy plan wdrożenia wolontariusza do realizowanych przez niego obowiązków. Musimy wcześniej przewidzieć, jakie ewentualne szkolenia będziemy musieli przeprowadzić. Być może wystarczy przeprowadzić rozmowę wprowadzającą lub cykl krótkich spotkań informacyjnych dotyczący podstawowych zasad współpracy i regulaminów. Może się jednak okazać, że konieczne są specjalne treningi przygotowujące wolontariusza do pracy np. w potencjalnie niebezpiecznych warunkach, takich jak kontakt z osobami chorymi itp.

Na współpracę z wolontariuszami powinniśmy przygotować pracowników naszej organizacji. Nie chodzi o to, żeby wolontariusz traktowany był w sposób niezwykły. Musimy jednak sprawić, by już na początku pracy mógł poczuć się częścią zespołu. Upewnijmy się, że pracownicy właściwie rozumieją charakter jego pracy w organizacji i są otwarci na pomoc wolontariusza. Wolontariusz nie może pozostawać niezauważany, nie może być przez zespół ignorowany. Pracownicy nie powinni także wysługiwać się jego pracą. Uczulmy na te kwestie wszystkich członków zespołu. Krótkie szkolenie dla pracowników lub opracowanie kilku zasad postępowania z wolontariuszami powinny być tutaj bardzo pomocne.

Organizacje pozarządowe, podobnie jak wszystkie inne osoby prawne, mają coroczny obowiązek sprawozdawczy (sprawozdanie finansowe) wobec urzędu skarbowego. Okresem, za który składamy sprawozdanie jest rok obrotowy. Najczęściej jest on taki sam jak rok kalendarzowy, czyli od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. Dodatkowo sprawozdanie musi być podpisane przez cały zarząd, a także, przyjęte za pomocą uchwały przez właściwy organ do tego upoważniony (np. walne zebranie członków, radę fundacji).

  • termin sporządzenia sprawozdania: do końca 3 miesiąca nowego roku obrotowego;
  • termin przyjęcia sprawozdania przez właściwe władze w organizacji – do końca 6 miesiąca nowego roku obrotowego;
  • termin przekazania do Urzędu Skarbowego (organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej) – w ciągu 10 od daty zatwierdzenia;
  • termin przekazania do KRS (organizacje prowadzące działalność gospodarczą – zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców KRS) w ciągu 15 od daty zatwierdzenia.

Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest „kierownik jednostki”, czyli jedno lub wieloosobowy organ zarządzający organizacją – najczęściej jest to zarząd. W praktyce, sporządzającym sprawozdanie finansowe będzie oczywiście księgowy lub zewnętrzna firma, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z ustawą o rachunkowości to nie księgowy, lecz „kierownik jednostki” (np. zarząd) ponosi odpowiedzialność za sporządzenie sprawozdania. Oznacza to, że jeśli sprawozdanie nie zostanie sporządzone lub będzie sporządzone nieprawidłowo, bądź będzie zawierało nierzetelne dane, karany będzie za to zarząd organizacji. Grozi mu kara grzywny lub kara pozbawienia wolności do lat 2.

Od 1 października 2018 roku wszystkie sprawozdania finansowe muszą być sporządzone i podpisywane elektronicznie. Sprawozdanie finansowe organizacji, która nie prowadzi działalności gospodarczej, nie jest wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, mogą mieć dowolną formę elektroniczną. Może być to np. arkusz kalkulacyjny, plik tekstowy, graficzny, plik w formacie xml. Sprawozdanie finansowe organizacji, która prowadzi działalność gospodarczą – czyli każda organizacja wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego – musi mieć formę określonej w prawie w struktury logicznej xml.

Przygotowane sprawozdanie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowa) oraz kierujący organizacją (np. zarząd), podając zarazem datę podpisu. Jeżeli w zarządzie jest kilka osób, to sprawozdanie podpisują wszyscy jego członkowie. Przy podpisywaniu sprawozdania finansowego nie działają zapisy ze statutu organizacji o sposobie reprezentacji, zawsze muszą być to wszyscy członkowie zarządu.

Członek zarządu może odmówić podpisania sprawozdania, ale wtedy musi sporządzić pisemne uzasadnienie odmowy, które dołącza się do sprawozdania finansowego. Ustawa nie ogranicza sytuacji, w których można odmówić podpisania sprawozdania finansowego, może to być np. długotrwałe przebywanie za granicą, czy nieposługiwanie się wymaganym do podpisu sprawozdania podpisem elektronicznym.

To, kto zatwierdza sprawozdanie finansowe, musi być wskazane w statucie organizacji – może to być np. rada fundatorów, komisja rewizyjna, czyli organ nadzoru lub walne zebranie. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego może się odbyć poprzez głosowanie i podjęcie uchwały.

W przypadku, gdy organizacja ma dodatni wynik finansowy za dany rok organ zatwierdzający sprawozdanie podejmuje uchwałę o przeznaczeniu tego wyniku np. na cele statutowe. Może go przeznaczyć na powiększenie funduszu statutowego.

Ujemny wynik finansowy nie wymaga podejmowania uchwał na etapie zatwierdzania sprawozdania. Jeśli koszty związane z tym wynikiem pokrywane były z zysków lat ubiegłych, nie wymaga to uchwał. Jeśli były pokrywane z funduszu statutowego, uchwała dotycząca przeznaczenia tego funduszu na pokrycie konkretnych kosztów powinna być podjęta przez właściwy organ. Każda decyzja zmieniająca fundusz statutowy organizacji wymaga uchwały organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe.

Uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe jest załączana do sprawozdania i jest staje się jego integralną częścią.

Sprawozdanie finansowe należy zatwierdzić nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego – czyli dla większości organizacji do 30 czerwca.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości obowiązkowi sporządzenia sprawozdania finansowego podlegają wszystkie osoby prawne, a więc dotyczy on także wszystkich organizacji pozarządowych, bez względu na ich wielkość, wysokość przychodów czy rodzaj prowadzonej działalności. Nawet jeśli organizacja jest bardzo mała, opiera się na pracy wolontariuszy i nie zatrudnia żadnych pracowników, albo nie ma żadnych przychodów – finansowych czy rzeczowych – i nie ponosi też żadnych kosztów w ciągu roku finansowego (czyli nie ma tzw. obrotów), musi sporządzić bilans, rachunek wyników i informację dodatkową, wykazując w większości lub we wszystkich pozycjach kwoty zerowe. W takich organizacjach często nie ma księgowego. Z tego względu sprawozdanie sporządzają osoby zarządzające organizacją.

 

TYLKO organizacje, które prowadzą uproszoną ewidencję przychodów i kosztów mogą nie sporządzać rocznego sprawozdania finansowego. Jeśli opisany powyżej obowiązek sprawozdawczy jest dla organizacji uciążliwy, a spełnia ona określone kryteria, może zdecydować się na uproszczona ewidencje i nie sporządzać sprawozdania.